Nota fiscal, recibo e comprovação de cachê em projeto cultural

Boa parte dos problemas de comprovação em projeto cultural nasce de uma suposição simples e errada: que basta um recibo assinado. O documento que comprova um pagamento depende de quem está recebendo, e essa escolha também muda quanto o item custa de verdade.

O documento depende de quem recebe

Empresa ou MEI. O documento é a nota fiscal de serviço, emitida pelo município. É o caso mais simples e o que menos gera pergunta na análise.

Pessoa física. O documento costuma ser o recibo de pagamento a autônomo, que registra o serviço e as retenções devidas. Um recibo simples de papel, sem identificação completa e sem o registro das retenções, é o que mais volta como pendência.

A escolha entre os dois não é de estilo. Ela muda o custo do item, o documento que vai existir e as obrigações que recaem sobre o proponente.

O custo que some do orçamento

Contratar pessoa física gera encargos que não estão no valor combinado com o artista. Existe retenção na fonte sobre o pagamento e existe contribuição devida por quem contrata, além do imposto municipal sobre o serviço quando aplicável.

O efeito prático é que um cachê de um valor combinado custa mais que esse valor ao projeto, e o proponente que orçou apenas o combinado descobre o buraco no meio da execução, quando não há mais para onde remanejar. As alíquotas variam conforme o município, o tipo de serviço e o enquadramento de quem recebe, então esse é um número para levantar com contabilidade antes de fechar o orçamento, e não para estimar de cabeça.

Vale dizer que essa conta precisa entrar na planilha ainda na fase de escrita. Depois da aprovação, o orçamento é o que foi aprovado.

Todo pagamento tem dois documentos

Essa é a regra que resolve a maior parte das pendências. Um documento prova o que foi contratado: a nota fiscal ou o recibo, com descrição, período e valor. O outro prova que o dinheiro saiu: o comprovante de transferência, de preferência da conta específica do projeto para a conta de quem prestou o serviço.

Comprovante de pagamento sozinho não diz o que foi comprado. Nota sozinha não diz que foi paga. A análise procura o par, e o que aparece sozinho vira pedido de esclarecimento.

Quando o órgão pede mais que o comprovante

Para itens artísticos, é comum que a análise queira ver que o serviço aconteceu, além de ver que foi pago. Contrato ou termo com o artista, registro fotográfico datado, lista de presença, material de divulgação com o nome no crédito, link da gravação. Nada disso substitui o documento fiscal, tudo isso sustenta a coerência entre o que foi prometido, o que foi pago e o que aconteceu.

A conferência que evita a maior parte do retrabalho

Antes de fechar qualquer contratação, três perguntas: essa pessoa emite nota, e se não emite, o projeto suporta o custo da contratação como pessoa física; a descrição que vai sair no documento usa as palavras da rubrica aprovada; e o pagamento vai sair da conta que o edital exige.

Respondidas na hora da contratação, elas custam três minutos. Respondidas na prestação de contas, custam a diferença entre um projeto encerrado e uma pendência aberta.