Aprovado com corte no orçamento: como reorganizar sem quebrar a entrega

Aprovado, com valor menor do que o solicitado. A reação mais comum é abrir a planilha e reduzir todas as linhas na mesma proporção, para que a conta feche rápido. É essa reação que costuma quebrar o projeto inteiro.

O corte linear é a armadilha

Chamo de corte linear a decisão de tirar a mesma porcentagem de cada item do orçamento. Ele parece o mais justo e o mais neutro, porque não obriga ninguém a escolher. E ele funciona muito mal, por um motivo simples: boa parte dos itens de um projeto cultural não é divisível.

Um cachê reduzido em 30% não contrata 70% do artista. Ele não contrata ninguém, porque o artista recusa. Uma equipe de acessibilidade reduzida em 30% não entrega 70% da acessibilidade, ela entrega um intérprete de Libras que cobre metade da programação, o que na prática descumpre a contrapartida inteira. Um equipamento alugado por 30% menos não é o mesmo equipamento por menos tempo, costuma ser outro equipamento.

Aplicado a um orçamento inteiro, o corte linear produz um projeto em que nenhuma linha está confortável e várias estão inviáveis ao mesmo tempo. É a diferença entre entregar um projeto menor e entregar um projeto quebrado.

O que não pode encolher

Existe uma parte do projeto que deixou de ser sua no dia da aprovação. São os compromissos que a banca avaliou e pontuou, e que passaram a constar do que foi aprovado:

• As metas declaradas, com os números que você escreveu.
• As contrapartidas sociais, que costumam ser condição de aprovação e não gentileza.
• O plano de acessibilidade, quando o edital exigiu.
• As ações de democratização do acesso e o público declarado.
• O que você usou para pontuar em critérios específicos, como território atendido ou perfil da equipe.

Mexer nesses itens sem autorização é o que transforma um corte de orçamento em problema de prestação de contas dois anos depois. O órgão não compara o que você entregou com o que era razoável, compara com o que foi aprovado.

Onde o corte cabe

Sobra bastante espaço, e ele está quase todo em produção e escala:

• Escopo dentro da meta. Se a meta é de oito apresentações e você orçou cenografia para um palco grande, dá para manter as oito com uma solução cênica mais simples.
• Itens comprados que viram itens alugados, ou compartilhados com outro projeto.
• Estrutura de divulgação, quando não é contrapartida declarada.
• Reserva de contingência e taxas administrativas, dentro do que o edital permite.
• Fases, quando o formato permite entregar o mesmo resultado em menos etapas sem reduzir a meta.

As duas perguntas que decidem cada linha

Antes de mexer em qualquer item, responda nesta ordem:

1. Esse item foi avaliado? Se ele sustenta uma meta, uma contrapartida ou um critério pontuado, ele está travado. O caminho não é cortar, é pedir alteração formal.
2. Esse item é divisível? Se reduzir o valor pela metade produz metade do resultado, ele aceita corte. Se reduzir pela metade produz resultado nenhum, ele é indivisível: ou fica inteiro, ou sai inteiro do projeto.

Quando a conta não fecha de jeito nenhum

Se depois de decidir item por item o valor ainda não sustenta as metas aprovadas, existem dois caminhos formais, e nenhum deles é executar torcendo para dar certo.

O primeiro é pedir alteração do plano de trabalho, apresentando a nova proposta de metas compatível com o valor aprovado. Isso se faz antes de executar, com justificativa, e o órgão pode aceitar ou não. Executar diferente sem pedir é o que gera glosa e devolução.

O segundo é captar a diferença. Vários editais permitem contrapartida financeira ou aporte complementar de patrocínio privado, e um projeto já aprovado por uma comissão pública é um argumento comercial forte diante de uma empresa, porque o risco de seleção já passou.